מהי מרכזיה וירטואלית ומדוע היא כדאית לעסקים

ההתפתחויות הטכנולוגיות של השנים האחרונות מאפשרות לעסקים רבים להתייעל הן מבחינה לוגיסטית והן מבחינה כלכלית. אחת ההתפתחויות הללו קשורה למערך הטלפוניה במשרד. בשנים האחרונות יותר ויותר עסקים בוחרים לעבור למרכזיה וירטואלית ועל ידי כך לסנכרן את הטלפונים עם המחשבים, הפקס והדואר האלקטרוני ובכך להקל משמעותית על ההתנהלות העסקית השוטפת. עוד על יתרונותיה של מרכזיה אלקטרונית במאמר שלפניכם.

בין מרכזיה וירטואלית למחשוב ענן 
יותר ויותר עסקים עוברים בשנים האחרונות למחשוב ענן – כלומר, שמערך המחשוב של העסק יושב בחוות שרתים מאובטחת ומבטיח בכך הגנה מיטבית על "המוח" של העסק, כולל הדתא-בייס, רשימות עובדים וספקים וחומרים מסווגים אחרים.

כיום, מי שנהנה משירותי ענן מתקדמים יכול לשדרג גם את שירותי המרכזיה הטלפונית שלו מבלי להיכנס להוצאות מיותרות על ציוד, מכיוון ששירותי המרכזיה יכולים להיות מופעלים ישר מהענן.

המעבר למרכזיה וירטואלית, המספקת מענה זהה לזו של המרכזיה הרגילה יכול להתברר כפתרון הנכון לכלל צרכי העסק: בדומה למרכזיה רגילה, גם במרכזיה הוירטואלית ניתן לבצע הגדרות מותאמות לעסק (שלוחות, מענה קולי, קבוצות חיוג, שיחות ועידה, ניתוב שיחות, תאי הודעות וכו'), אך בשונה ממרכזיות רגילות, המרכזיה הוירטואלית יכולה לעבוד בשילוב עם הדוא"ל, או לנתב את השיחה ישירות למקום שבו נמצא באותו רגע האיש המבוקש (להעביר את השיחה לטלפון הנייד או לטאבלט) וזאת, באמצעות חיבור רגיל ופשוט לאינטרנט.

מדובר על מהפכה חכמה בניהול השוטף של העסק, המותאם בצורה מושלמת לאופי העבודה במאה ה-21: רב ערוצי, משתנה, ניייד וזמין בכל רגע.

יתרונותיה של המרכזיה הוירטואלית
1. חסכון כספי כבר במעבר למרכזיה וירטואלית– התשלום על המרכזיה מותאם אישית ללקוח והוא מוערך לפי מספר השלוחות הפעילות. נתון זה ניתן לשינוי (להגדיל או להקטין את מספר השלוחות) בהתאם לצורכי העסק.
2. חסכון בהוצאות העסק - מרכזיה וירטואלית מוזילה משמעותית את סעיף ההוצאה על טלפונים קוויים משום שרוב רובה מתנהלת בקווים אינטרנטיים חינמיים. 
3. תחזוקה שוטפת - מרכזיה וירטואלית מתעדכנת בצורה שוטפת בכל העדכונים הטכנולוגיים בתחום. העדכון מתבצע און ליין, ברוב המקרים מבלי שבכלל תהיו מודעים לכך. בדומה לשדרוג גרסאות של תוכנות במחשב או בסלולר
4. יעילות בזרימת המידע – החיבור המתבקש בין הטלפון, הדואל, המחשב והפקס מקל מאוד על ההתנהלות השוטפת במשרד בעבודה.
5. זמינות מרבית – המערכת מאפשרת לכל עובד להיות מעודכן באופן שוטף בנעשה בעבודה, בין אם הוא בפגישות מחוץ למשרד, בחופשת מחלה, או עובד מהבית. מערכות ניהול חכמות של המרכזיה הוירטואלית יאפשרו לבעל העסק שליטה מכל מקום בעזרת לוח בקרה מאובטח.
6. יעילות בביצועים -  למערכת המרכזיה הוירטואלית יכולת להעניק לך, בעל העסק דו"חות מפורטים לגבי נתונים כמו: כמות שיחות, זמני שיחות, זמינות העובדים ועוד – ובכך מגבירה הן את היכולת שלך לייעל את איכות העבודה של העובדים בעסק שלך.
7. קלות בתפעול – ניתן לבצע שינויים במערכת בקלות וללא צורך בחיווט או בציוד מיוחד. אין צורך בידע טכני על מנת לחבר שלוחות מרוחקות בארץ או בחו"ל.

האם העסק שלי זקוק למרכזיה וירטואלית?
מרכזיה וירטואלית אינה מוצר של עסקים גדולים בלבד. להיפך! היא מתאימה במיוחד לעסקים בסדר גודל בינוני ואפילו עסקים קטנים יכולים להרוויח ממנה. מכיוון שהשימוש בה מאפשר לחסוך בעלויות מיותרות ולשלם אך ורק על השימוש בפועל.  וזאת, תוך שאתם נהנים מהיתרונות הנלווים לשימוש בה כבר מהרגע הראשון.

האם זה הזמן לעבור למרכזיה וירטואלית?
אם אתה מתלבט אם זה הזמן להעביר את העסק להתנהלות חכמה המותאמת לאופיו של עולם העבודה המודרני – התשובה לכך טמונה בשאלה. זמנים של שינוי כמו מעבר למשרד חדש, הרחבת העסק, פתיחת סניף בעיר אחרת הן עילה מוצדקת לשדרוג מערכת התקשורת. מרכזיה וירטואלית תבטיח לך שקט גם אם בעוד תקופה העסק ינדוד למשרדים חדשים מכיוון שהיא וירטואלית ואינה תלויה במקום פיזי.